私が実際に仕事の遅さを改善できた体験談と５つの改善ポイント
ここからは、仕事のスピードが遅いことが悩みだったHSPの私が、遅さをどう改善していったか解説します。
細かいところを気にしすぎて、締切近くでバタバタしてしまう自分に自己嫌悪していましたが、かなり気持ちに余裕を持って仕事に臨めるようになりました。
すべて実行しなくても効果が期待できますので、取り組みやすいものがあれば取り入れてみて下さいね。
＼ 私が仕事の遅さを改善できた５つのポイント ／
- どの程度の質が求められるか確認する
- 取りかかる前にざっくりスケジュールを組む
- 超序盤で成果物を一度見てもらう
- リマインダーで強制的に作業時間を決める
- 1日の終わりに「明日のタスク」を決めておく
どの程度の質が求められるか確認する
仕事を頼まれた時は、相手に
- いつまで仕上げるのか（期限）
- なんのため・誰のために使うのか（目的）
を確認し、そこからどの程度のクオリティが求められる仕事かを推測します。
例えば、会議の共有用資料であれば、社員同士で情報の把握ができればいいので、そこまで見栄えの整った質の高いデータは求められていないと思います。
もしかしたら、質よりもとにかく早く共有したい（スピード重視）と思っているかもしれませんね。
私は以前、すべての仕事をきれいに・丁寧に仕上げなきゃ！と思っていたのですが、仕事にはスピードが命の業務もあることを意識したことで、仕事がしやすくなりました。
質については８０点を求められているのか、６０点くらいでOKなのか、自分の中で理解して進められるだけでも、仕事の遅さ改善に十分役立ちます。
すべて高得点を目指していると、だんだん疲れて仕事のスピードも落ちてくるため、エネルギーをどのように配分するかがカギになります。
取りかかる前にざっくりスケジュールを組む
仕事がとにかく遅かった頃の私は、仕事を頼まれてから、いきなり取り掛かるというスタイルを取っていました。
いつ終わるかよくわからないまま進めてしまい、結局細部にこだわって期限ギリギリになる経験がありました。
こういった事態を防ぐため、取りかかる際に簡単なスケジュールを決めてしまいましょう。
＼ 資料作成を3日で仕上げる業務（質は７割程度でOKの場合） ／
集めた情報をざっと並べて「全体の見取り図」を作る。
※不安であれば、ここで一旦上司に構成チェックを頼む！
本文を書いたり、図表を入れたりして大枠を完成させる。
誤字脱字やフォーマットを整え、上司に確認してもらう。
重要なのは、
- 仕上げの時間を必ず最後に残すこと
- 「序盤はざっくり」「終盤は整える」と役割を分けること
大枠を決めてから細部を埋めるやり方だと、途中で大きな変更が出にくく進めやすいですよ。
特にHSPさんは、同時に仕事を進めるのが苦手な傾向にあります。
今日はこれをやる！とやることを明確にして取り組むと、安心して進められますね。
超序盤で成果物を一度見てもらう
先程紹介した例でも実は少し触れたのですが、１日目に構成を決めた際、早い段階で上司に構成チェックを頼んでいます。
これは、方向性がズレたまま進めてしまうのを防ぐためです。
せっかく資料を作ったのに、「ちょっと違うなぁ」「こうじゃないんだよなぁ〜」と言われた経験はありませんか？
私はあります！（泣）
相手の希望する内容とズレた成果物だった場合、せっかく質の高いものを作っても喜ばれません…。
そうならないために、大体の構成が決まった初期時点で、問題ないかチェックしてもらいましょう。
「相手に何て言ったらいいか分からない…」と不安な方は、下記のように伝えてみてください。
「進める前に一度だけ、ざっくりとした内容でご相談したいです。今の段階で気になる点があれば教えていただけると助かります。」
「細かく作り込む前に、大枠に問題がないかを見ていただきたいです。修正が必要であれば早めに直したいと思っています。」
伝えるときのポイントは下の２点です。
- 「まだ完成していない段階」という前置きを伝える
- 相手にとっても修正しやすい時点だと分かってもらう
HSPさんは不安を感じやすい気質のため、先に方向性を示してもらえるだけでもかなり自信を持って取り組めます。
リマインダーで強制的に作業時間を決める
私が仕事の遅さを改善する上で効果的だったのが、「作業時間をあらかじめ区切ってしまう」ことです。
「パーキンソンの法則」という有名な考え方があります。
これは、仕事は与えられた時間いっぱいまで膨張してしまうというものです。
「仕事の量は、完成期限までに与えられた時間を全て満たすように拡大する」と説明しています。
出典：「パーキンソンの法則とは？意味や事例・対策方法をわかりやすく解説」株式会社武蔵野
つまり「1時間で終わる仕事に1日分の時間を与えられると、人はその仕事に1日費やしてしまう」ということです。
つまり「今日は1日いっぱい時間があるから余裕だな～♪」と思っても、結局その日の終わりまでダラダラかかってしまうのです。
そこで私は、Googleカレンダーなどに「１０時〜１１時はこの作業」と予定を入れてリマインダーを設定するようにしました。
時間が来たら必ず取りかかる、そして区切りが来たら一旦手を止める。
このルールを設けると、不思議と集中力が増して効率よく進められるようになったんです。
HSP気質だと「まだ直したい…」「もう少しやってから…」と区切りがつけにくいことがありますよね。
あらかじめリマインダーで時間を区切ってしまうと、終わりの目安がはっきりするので、気持ちが楽になります。
「いきなり長時間は難しい」と感じるなら、最初は30分や1時間など短めでOKです。
まずは時間を区切る習慣を作ることから始めてみてください。
1日の終わりに「明日のタスク」を決めておく
仕事が遅くなってしまう大きな原因のひとつは、「何から手をつけたらいいか分からないまま、時間だけが過ぎてしまう」ことです。
特にHSP気質の方は慎重で、タスクの優先順位を考えすぎてしまい、着手が遅れることもあります。
そこでおすすめなのが、1日の終わりに「明日やることリスト」を決めておくことです。
例えば
- 午前中に資料の下書きを作る
- 昼前にメールチェック
- 午後はメール返信と会議準備
といったように、翌日の作業をあらかじめざっくり決めておきます。
こうしておくと、翌朝デスクに向かったときに迷わず仕事を始められます。
朝から「何をやろうかな…」と考える必要がないので、スムーズに行動に移せますよ。
また、明日の自分に仕事を引き継ぐような感覚になるので、頭の中を整理したまま安心して1日を終えられるというメリットもあります。
HSPの方は考えごとを引きずって眠れなくなることがありますが、タスクを書き出しておけば、安心して気持ちを切り替えやすくなります。
気をつけたい点は、リストを細かくしすぎず、3つ程度の大きなタスクに絞ることです。
そうすることで達成感も得やすく、次の日のスタートがかなり軽くなります。
仕事の遅さが改善しない時に試したい４つのこと
これまで紹介した手順を試してみても、「まだまだ仕事が遅い！」と感じる方向けに、さらに改善できそうな点をピックアップしてみました。
- 時間がかかる理由を振り返り、原因を分析
- 「得意な順に片付ける」または「苦手を先に終わらせる」
- 「やらないことリスト」を作る
- 仕事スピードが上がる条件を研究
仕事が遅いのには人それぞれ違った原因がありますが、自分に合った方法が見つかれば対処できることがほとんどです。
一度に全てやろうとせず、１つずつ試してみましょう。
時間がかかる理由を振り返り、原因を分析する
「頑張っているのに、どうしても仕事が遅くなってしまう…」と感じるときは、そもそもの時間がかかる理由を見直してみることが大切です。
HSPの方は、自分を責めてしまう傾向が強いですが、仕事が遅いことには必ず原因があります。
- 着手する準備でスタートが遅くなる
- 調べものや確認に時間をかけすぎてしまう
- 完璧を求めて修正を繰り返してしまう
- 環境的に集中しにくい要因がある（電話・雑音・声をかけられるなど）
- そもそもタスク量が多すぎる／人手不足
こうして書き出してみると、改善すべき点が自分の工夫で変えられることなのか、それとも環境や体制の問題なのかが見えてきます。
もし自分でコントロールできることなら、優先順位を見直したり、作業を細かく区切ったりといった工夫ができますね。
私は
- 気持ちが慌てて着手するまでに時間がかかる
- 調べ物に時間をかけすぎる
この２つが仕事が遅い原因になっていました。
そこで、まずは業務で必要な工程を書いたメモを作成して対策を取りました。
- 依頼内容を確認（期限・目的・優先度）
- 必要なものを準備（資料・ツール・ファイルなど）
- 取りかかるステップを3つ程度に分解
- タイマーやカレンダーで作業時間を区切る
- 大枠だけ決めたら上司に見てもらう
- 最後に見直し → 報告
色々な業務で使いまわせる内容にしておくと、その都度何をすべきか１から考える必要が無くなり、かなり脳のリソースが節約できます。
また、調べ物の時間が増えてしまうことについては、リサーチは1時間までと時間を制限することで、効率よく進められるようになりました。
忘れそうなことは、デスクの透明なマットに挟んだり、自立するクリップスタンドに挟んで見やすくしておくのがオススメです！
もしあなたの業務の中で使えそうな部分があれば、ぜひ活用してみてください。
逆に、人手不足や人員配置といった環境が原因であれば、上司に相談したり、業務の分担を見直してもらうことで解決できるかもしれません。
大事なのは原因を客観的に見つけて対処法を選ぶことです。
ノートやメモに、どこで時間がかかったかを書き残しておくと、意外なパターンに気づけますよ。
得意・不得意を把握し「得意な順に片付ける」または「苦手を先に終わらせる」
仕事が遅くなってしまう理由のひとつに、タスクの順番が自分に合っていないことがあります。
同じ業務でも「得意な作業はすぐできるけど、苦手な作業は手が止まってしまう」という経験はありませんか？
そこで大切なのが、自分の得意・不得意を把握したうえでタスクの並べ方を工夫することです。
- 得意な作業を先に進める場合
▶すぐに流れに乗れるので、勢いがついて仕事全体がスムーズになる。 - 苦手な作業を先に終わらせる場合
▶後でプレッシャーに追われずに済み、安心して他の作業に集中できる。
どちらが合うかは人それぞれですが、「どちらが自分の気持ちが楽になるか」を基準に考えると続けやすいです。
私自身は、以前は苦手な仕事を後回しにしてしまい、最後に大きなストレスを抱えていました。
今は「苦手だけど重要なもの」は一番に取り組み、得意な仕事はご褒美のように後に回すことで、精神的にずいぶん楽になりました。
HSPの方はプレッシャーを感じやすいからこそ、タスクの順番ひとつでも安心感が変わります。
「自分はどちらのやり方が合うかな？」と検討する時間を取ってみてくださいね。
「やらないことリスト」を作り、優先順位を下げるものは切り捨てる
仕事の遅さを改善するためには、「やるべきこと」だけでなく「やらないこと」をはっきりさせることも大切です。
HSPさんは責任感が強く、つい「あれもやらなきゃ」「これも手をつけなきゃ」と全部を抱え込んでしまいがちです。
その結果、必要以上に仕事が膨らみ、どんどん時間が足りなくなってしまいます。
そこで役立つのが「やらないことリスト」です。
- すぐに返信しなくてもいいメールには時間を取らない
- 重要度の低い資料作成は後回しにする
- 他の人でも対応できる作業は頼んでみる
といったように、「優先順位が低いもの」「今やらなくても困らないもの」をあえて切り捨ててしまいましょう！
私自身も以前は、どんな小さな仕事も丁寧に全部こなそうとして、結局大事な仕事が後回しになることがよくありました。
そこから「今はやらなくてもいいこと」に目を向けて、すぐやらなくていい仕事は余裕ができてからやるようにしてみました。
すると、意外とそのおかげで、時間と気持ちの余裕ができ、集中すべき仕事にエネルギーを使えるようになりました。
仕事は「全部やること」よりも「大事なことに集中すること」が重要だったりします。
勇気を持って優先順位の低いものを切り捨てていきましょう。
自分の仕事スピードが上がる条件を研究する
仕事を早く進めるためには、自分にとって集中しやすい条件を知っておくことがとても大切です。
HSPの方は周囲の刺激に敏感なので、環境によって集中力が大きく左右されることがあります。
例えば、私の場合はブログの文章を書くときに、決まったBGMを流すようにしています。
すると不思議と「やる気スイッチ」が入り、周りの余計な音が気にならなくなります。
結果として意識が逸れにくくなり、スピードが自然と上がりました。
人によって集中しやすい条件はさまざまです。
- 静かな図書館やカフェなど「場所」を変える
- 朝の頭が冴えている時間に「時間帯」を固定する
- 良い姿勢を保てるイスやクッション、デスク環境を整える
- 集中モードに入るMyルーティーン（飲み物を用意する、タイマーをセットする など）を決める
仕事の都合上難しい内容もあるかもしれませんが、できる工夫を取り入れることで、作業を始めるまでの迷いが減り、自然とスピードアップにつながります。
ポイントは、自分にとっての集中条件は何かを試しながら研究することです。
「これをすれば集中できる」という自分なりのスイッチが見つかれば、仕事の遅さが改善されていきますよ。
仕事そのものが合わないかも？と感じる人へ
今までご紹介した対処法を実践しても、全然遅さが改善されない！という方は、もしかすると仕事自体が自分の特性に合わない可能性もあります。
- とにかくスピードが重視される仕事が中心
- 職場が常に騒がしくバタバタしている
- 電話対応や問い合わせが多く、急な対応が求められる
- ノルマや数字に追われ、短期間で成果を出さなければならない
このように、HSPが苦手とする環境や業務内容に当てはまっているなら、無理に頑張るよりも環境を変えることを検討してみてください。
近年は、在宅ワークや静かな環境でできる仕事、コミュニケーション中心よりもコツコツ取り組む仕事など、HSPに向いている働き方を提案してくれる転職サービスも増えています。
合わない職場で消耗を続けるよりも、自分の特性に合った環境を選ぶことで、力を発揮できたりもします。
転職サービスや適職診断などを活用して、自分に合う働き方を探すのもひとつの手ですね。
まとめ：HSPでも仕事の遅さは工夫で改善できる
「仕事が遅い」という悩みは、仕事に丁寧に取り組むHSPさんが抱えやすい悩みです。
ですがその原因を知り、小さな工夫を積み重ねるだけで、徐々に改善していくことができます。
HSPだからこそ深く物事を進められる強みもありますから、自分を「遅いからダメだ」と決めつけないでくださいね。
時間はかかるかもしれませんが、ぜひ今日からできそうなことを一つずつ試してみてください。
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